وقّعت هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية اليوم مذكرة تشغيل نظام «وصول» لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية بوزارة الثقافة والرياضة والشباب، وذلك ضمن أعمال وأنشطة المرحلة الأولى من مشروع «وصول» الذي تنفذه هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية لـ20 جهة حكومية بالشراكة والتعاون مع وزارة النقل والاتصالات وتقنية المعلومات كشريك استراتيجي في المشروع. ويسعى المشروع إلى توفير منظومة لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية تشمل الخصائص اللازمة لإدارة الوثيقة كافة؛ من لحظة إنشائها وحتى وصولها لمصيرها النهائي بطريقة مثالية تتوافق مع دليل الإجراءات الوطني لإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية. ويعد مشروع «وصول» من المشاريع الوطنية الخاصة بالتحول الرقمي التي تقودها الهيئة؛ تنفيذًا لـ'رؤية عُمان 2040م'، وتطويرًا لمجال الوثائق والمحفوظات والعمل على النهوض به. وقد وقّع مذكرة التشغيل كلٌّ من سعادة السيد سعيد بن سلطان البوسعيدي وكيل وزارة الثقافة والرياضة والشباب للثقافة، وسعادة الدكتور حمد بن محمد الضوياني رئيس هيئة الوثائق والمحفوظات الوطنية.

وقال الضوياني: «إن هذا المشروع يعد منظومة آمنة ومتكاملة خضعت للدراسة والفحص الأمني، تمكّن الجهات الحكومية من التراسل فيما بينها، كما يمكّن من إدارة الوثائق، ويتيح سرعة التخاطب وضمان وصول الملفات والوثائق وسريتها، ويوفر الوقت ويخفض التكاليف».

يأتي هذا المشروع كإحدى المبادرات المركزية لخطة التحول الرقمي للقطاع الحكومي؛ حيث يمثل نظام 'وصول' النظام المعني بإدارة المستندات والوثائق الإلكترونية للجهات الحكومية، وسيعمل هذا النظام على تمكين الجهات الحكومية من إدارة وثائقها وأصولها المعلوماتية بطرق وآليات ترفع من كفاءة إدارة الوثائق بما يتماشى مع الأنظمة والمعايير وأفضل الممارسات في هذا المجال، كما سيعمل هذا النظام على تعزيز التحول الرقمي في الجهات الحكومية من خلال إيجاد البيئة الآمنة لحفظ وإدارة الوثائق والأصول المعلوماتية الإلكترونية للجهة.

ويمثل مشروع وصول نقلة نوعية في سبل وآليات إدارة الوثائق والمعلومات التي تملكها الجهات بما يتماشى مع توجهات التحول الرقمي الحكومي والجهود المبذولة في هذا الجانب؛ حيث سعت الهيئة -من خلال هذا المشروع- إلى توفير الأدوات الفنية اللازمة التي تساعد الجهات في إدارة وثائقها ومعلوماتها في بيئة آمنة متوافقة مع الضوابط والتشريعات والمعايير المعمول بها في هذا الشأن وبما يحقق ويخدم متطلبات العمل في تلك الجهة.

ولعل أحد أبرز التحديات الذي سيساعد نظام «وصول» الجهات على معالجتها هو ترابط الموضوعات منذ نشأتها وحفظها بشكل منظم موضوعيًّا وفق نظام التصنيف ومدد الاستبقاء المعتمدة للجهة، بالإضافة إلى رفع كفاءة التواصل الحكومي من خلال تبادل المذكرات داخليًّا بشكل إلكتروني أو المراسلات للجهات الخارجية بشكل إلكتروني كامل، وبذلك يتحصّل تقليل الوقت والجهد المهدورين في عملية التواصل بين الجهات الحكومية. ومن خلال توقيع وزارة الثقافة والرياضة والشباب على هذا النظام سيمكّن جميع المستخدمين من التعامل مع جميع الوثائق عبر النظام الإلكتروني والتراسل مع الجهات الحكومية المختلفة عبر نظام 'وصول'.

الجدير بالذكر أنه قد بلغ عدد الجهات والمؤسسات التي اعتمدت نظام تشغيل 'وصول' 16 جهة حكومية من أصل 20 جهة حكومية ضمن أعمال وأنشطة المرحلة الأولى من المشروع.