أفكار وآراء

«الوصف الوظيفي» وثيقة مهمة في التشغيل بالقطاع الخاص

21 أكتوبر 2017
21 أكتوبر 2017

د. محمد رياض حمزة -

mrhamza1010@gmail .com -

يتردد على المؤسسات الحكومية ممثلو منشآت وشركات ومصالح القطاع الخاص ويسألون كتاب الوصف الوظيفي الذي لا غنى عنه باعتباره المرجع الذي تحتاجه دوائر الموارد البشرية في مؤسسات القطاع العام وشركات القطاع الخاص عند التعيين وتحديد الموقع الوظيفي ولأجر (الراتب) لموظفيها الجدد. وتجتهد دوائر التوظيف في شركات ومنشآت القطاع الخاص في تحديد المتطلبات التأهيلية لمن تريد تعيينهم في الوظائف الشاغرة أو الجديدة عند توسع المنشأة. وليس الاجتهاد الشخصي كالتقييم المُسند بالقانون وذلك هو ما يعرف بـ(الوصف الوظيفي) الذي عادة ما تضعه غرف التجارة في الدول المتقدمة باعتبارها مرجعية القطاع الخاص.

(الوصف الوظيفي) وثيقة تعدها المؤسسات كافة الحكومية منها والخاصة وتتضمن وصفا مفصلاً لكل وظيفة وموقعها في الهيكل التنظيمي- الإداري للمؤسسة، ويشتمل الوصف الوظيفي مجموعة العناصر مهمة مثل: المسمى الوظيفي، ومكان العمل، والمستوى أو الدرجة الوظيفية والمسؤول المباشر، ورقم الوظيفة، وتاريخ استحداث المنصب الشاغر، وواجبات الوظيفة ومسؤوليتها وصلاحياتها مفصلة، ومؤهلات الموظف لشغل الوظيفة، العلمية والتدريبية، والخبرات والحقوق المالية. وتختلف وثيقة الوصف الوظيفي من مؤسسة أو شركة لأخرى في طريقة إعدادها، ولكن تتضمن قاسما مشتركا تلك العناصر المذكورة أعلاه. ويجب يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عن أي وظيفة يراد شغلها، وتتم مقابلة طالبي الوظائف على أساس من مكونات الوصف الوظيفي الموجود لدى إدارة الموارد البشرية، وتكون هذه المواصفات جزءا من دليل الشركة الذي يشتمل على أنظمة العمل وسياسات الشركة.

وتختلف وثيقة الوصف الوظيفي من مؤسسة أو شركة لأخرى في طريقة إعدادها، ولكنها يجب تضمينها العناصر المذكورة أعلاه. ويجب ان يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عن أي وظيفة يراد شغلها، وتتم مقابلة طالبي الوظائف على أساس من مكونات الوصف الوظيفي الموجود لدى إدارة الموارد البشرية، وتكون هذه المواصفات جزءا من دليل الشركة الذي يشتمل أنظمة العمل وسياسات الشركة. كما تختلف تفاصيل الوصف الوظيفي من وظيفة لأخرى ومن مهنة لأخرى. إذ ان لكل شركة أنشطتها الخاصة. إلا أن الوصف الوظيفي في التخصصات الإدارية والمالية يتشابه في معظم المؤسسات. وقد تكون هناك قواسم مشتركة بين وثائق الوصف الوظيفي التي من بين أهم أسسها أن تتضمن: المسمى الوظيفي، وملخص عن طبيعة أداء الوظيفة، وواجبات الموظف التي يشغل الوظيفة ومسؤولياته وصلاحياته، والمؤهلات والمهارات والخبرات والإنجازات، وحدود الراتب. والهدف من التوصيف الوظيفي هو أن يكون هناك مخطط واضح لكل من الواجبات والمسؤوليات لجعل عملية مباشرة ومركزة قدر المستطاع. وقد يتضمن الوصف الوظيفي العناصر التالية: تحسين التعاون من خلال منح جميع أعضاء الشركة رؤية عام عن المهام الوظيفية لديهم. والآلية الإدارية للتدرج الوظيفي داخل الشركة، والصلاحيات الإدارية والمالية. لذك فإن التعيين في أي وظيفة يجب أن يتم وفق الوصف الوظيفي ليكون المتقدم لشغل الوظيفة على بينة من مسؤولياته ووجباته وحقوقه

من بين الأمور التي تميز المؤسسات الحكومية والشركات الناجحة في الدول الصناعية المتقدمة أن لكل منها وثيقة خاصة بوصف عمل كل وظيفة أو مهنة، وتفتقر معظم المؤسسات والشركات في الدول النامية لمثل تلك الوظيفة. فوثيقة الوصف الوظيفي التي يجب أن تعدها المؤسسات كافة الحكومية منها والخاصة وتتضمن وصفا مفصلاً لكل وظيفة وموقعها في الهيكل التنظيمي- الإداري للمؤسسة، ويشمل الوصف الوظيفي مجموعة العناصر المهمة مثل: المسمى الوظيفي، ومكان العمل، والمستوى أو الدرجة الوظيفية والمسؤول المباشر، ورقم الوظيفة، وتاريخ استحداث المنصب الشاغر، وواجبات الوظيفة ومسؤوليتها وصلاحياتها مفصلة، ومؤهلات الموظف لشغل الوظيفة، العلمية والتدريبية، والخبرات.

ويجب يكون الوصف الوظيفي جاهزا قبل الإعلان عن أي وظيفة يراد شغلها، وتتم مقابلة طالبي الوظائف على أساس من مكونات الوصف الوظيفي الموجود لدى إدارة الموارد البشرية، وتكون هذه المواصفات جزءا من دليل الشركة الذي يشتمل أنظمة العمل وسياسات الشركة. وتتقارب تفاصيل الوصف الوظيفي الوصف الوظيفي في التخصصات الإدارية والمالية في معظم المؤسسات. وقد تكون هناك قواسم مشتركة بين وثائق الوصف الوظيفي التي من بين أهم أسسها أن تتضمن: المسمى الوظيفي، وملخصا عن طبيعة أداء الوظيفة، وواجبات الموظف التي يشغل الوظيفة ومسؤولياته وصلاحياته، والمؤهلات والمهارات والخبرات والإنجازات، وحدود الراتب والهدف من التوصيف الوظيفي هو أن يكون هناك مخطط واضح لكل من الواجبات والمسؤوليات لجعل عملية مباشرة ومركزة قدر المستطاع.

وقد يتضمن الوصف الوظيفي العناصر التالية: تحسين التعاون من خلال منح جميع أعضاء الشركة رؤية عام عن المهام الوظيفية لديهم. والآلية الإدارية للتدرج الوظيفي داخل الشركة، والصلاحيات الإدارية والمالية. لذلك فإن التعيين في أي وظيفة يجب أن يتم وفق الوصف الوظيفي ليكون المتقدم لشغل الوظيفة على بينة من مسؤولياته ووجباته وحقوقه. وتلجأ المحاكم إلى هذه الوثيقة للفصل في المنازعات بين العاملين وإدارات المؤسسات والشركات على اعتبار أن الموظف أو العامل إنما تم توقيع عقد عمله استنادا إلى وثيقة الوصف الوظيفي. إن إعداد هذه الوثيقة تضعه المؤسسات الحكومية والشركات الخاصة في ضوء وثيقة أشمل تعده عادة المؤسسات الحكومية، وهناك الدليل العربي الخليجي الموحد للتصنيف والتوصيف المهني الذي يعتبر على جانب كبير من الأهمية في توفير البيانات والمعلومات المتعلقة بالهياكل المهنيـة، واللازمة لعملية التخطيط العلمي المدروس من أجل تنمية الموارد البشرية وصياغة برامج التدريب وتطوير المهارات المهنية والتنبؤ بالاحتياجات الآنية والمستقبلية من القوى العاملة. ويعتبر الدليل أحد المنجزات المهمة لمجلس وزراء العمل والشؤون الاجتماعية بدول مجلس التعاون لدول الخليج العربية وهو خطوة أساسية على طريق تحقيق المزيد من التعاون والتكامل العمالي بين الدول الأعضـاء.

وجاء الدليل شاملاً لكل أنواع المهن القائم منها حالياً والمتوقعة مستقبلاً، كما تضمن توصيفاً قياسياً فنياً وعلمياً دقيقاً لمختلف المهن على صعيد أقطار مجلس التعاون الخليجي.

ويأتي استكمال هذا الدليل معززا لما تم انجازه علـــى المستـــوى القطــري والخليجي وماتم اعتماده من معايير عربية ودولية في هذا المجال. ويشتمل الدليل على عشرة أقسام تتفرع إلى (32) جزءاً كما تتفرع الأجزاء إلى (85) باباً، وتتفرع بدورها إلى (299) فصلاً، وتشتمل هذه الفصول مجتمعة على (1853) مهنة، تشكل صلب الدليل تصنيفاً وتوصيفـــاً. فالتصنيف المهني عبارة عن نظام لحصر وتصنيف المهن تحت مسميات مهنية موحدة وتعريفها بأوصاف تلخص العمل المؤدى وترتيبها وتجميعها في مصفوفات مهنية متسلسلة تبعاً لدرجة التشابه في العمل المؤدى وبحسب رقم رمزي خاص للدلالة على موقعها بشكل يعكس العلاقة فيما بينها ويحدد موقع العمل في السلم الفني للمهارات.

وتختلف المعيار المهنية (Occupational standards) عن الوصف الوظيفي حيث بأنها المعايير المهنية هو المقياسية التي تحدد بدقة ووضوح الكفايات والمهارات والمعارف الواجب توافرها لدى شاغل العمل لإنجاز مهام العمل بإتقان، ويحدد المعيار بوضوح مخرجات العمل المتقن. عن مصطلح الوصف الوظيفي/‏‏‏المهني. إذ أن الوصف الوظيفي يمثل جزءا مهما من المعيار المهني ويعتبر الأساس الأول له، فالمعيار المهني هو توصيف دقيق للمهنة يشمل كامل المعلومات عن المهنة بما فيها: تحديد واجبات ومهام المهنة. والمعارف والمهارات والكفايات المطلوبة. والسلوكيات والتوجهات. وخطوات تنفيذ المهام. والأدوات والتجهيزات اللازمة للتنفيذ أما الوصيف المهني فهو عبارة عن وصف شامل لمهام وواجبات شاغل العمل تبدأ بمقدمة تعريفية ثم بسرد دقيق لواجباته مع إبراز الأجهزة الرئيسية المستخدمة وتحديد نتيجة الأداء، ودور شاغل العمل في مجالات تدريب وتطوير كفاءة المرؤوسين والسلامة والصحة المهنية.

و تتمثل أهداف الدليل في توحيد المسميات المهنية وأرقامها الرمزية على المستوى الخليجي لتيسير التعامل بلغة مهنية مشتركة. وتيسير عمليات جمع وتبادل ومقارنة معلومات سوق العمل على المستويين القطري والخليجي. وتسهيل معالجة معلومات القوى العاملة باستخدام الحاسب الآلي. وتوفير نموذج تصنيف مهني تسترشد به دول مجلس التعاون الخليجي في إعداد وتطوير وتوحيد تصنيفاتها المهنية لكل دولة من دول المجلس.